You can send the report anonymously. If you provide your personal information, it will only be used to inform you of the action we have taken regarding the reported violation. The information provided will be sent to the Head of HR, and will be discuss with Heads / Leads if it will be necessary. You can submit your report in Polish or English.

Cel

Celem tego dokumentu jest ustanowienie zasad i procedur dotyczących zgłaszania naruszeń prawa, regulacji wewnętrznych oraz etycznych standardów ustanowionych w Think Tank Media sp. z o.o., Roboto Global sp. z o.o., Robo Toro Games sp. z o.o., a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami, zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928). Dokument ma na celu zapewnienie, że wszelkie zgłoszenia będą odpowiednio rozpatrywane, a sygnaliści chronieni.

Zakres

Procedura dotyczy wszystkich pracowników, współpracowników zewnętrznych oraz osób świadczących usługi na rzecz firmy na podstawie umów cywilnoprawnych.

Definicje

• Sygnalista: Osoba zgłaszająca naruszenie prawa, regulacji wewnętrznych lub etycznych standardów, której przysługuje ochrona prawna.
• Naruszenie: Działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem, regulacjami wewnętrznymi lub etycznymi standardami firmy.

Osoba upoważniona do przyjmowania i obsługi zgłoszeń

Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń oraz dalszą komunikację z Sygnalistą jest Head of HR lub Head of Administration.

Zgłaszanie naruszeń

Naruszenia mogą być zgłaszane w następujący sposób:

• Pisemnie (e-mail lub list) na adres: ul. Gdańska 41, 01-633 Warszawa
• Za pośrednictwem formularza: LINK
  
  

Dane zawarte w zgłoszeniu

• Opis naruszenia,
• Data i miejsce zdarzenia,
• Imię i nazwisko oraz dane do kontaktu zgłaszającego (opcjonalnie, możliwe jest zgłoszenie anonimowe),
• Dane osób zaangażowanych (jeśli są znane).

Anonimowość zgłoszeń

Firma nie ma obowiązku rozpatrywania zgłoszeń anonimowych. Jednakże mogą być one rozpatrywane, jeśli zawierają wystarczające, rzetelne informacje umożliwiające ich weryfikację.

Ochrona Sygnalistów

• Firma gwarantuje pełną poufność tożsamości sygnalisty.
• Sygnaliści są chronieni przed wszelkimi formami represji, dyskryminacji lub negatywnymi konsekwencjami wynikającymi z dokonania zgłoszenia. Działania odwetowe są zabronione i podlegają sankcjom.

Odpowiedzialność Sygnalisty

Sygnalista ma obowiązek przedstawienia prawdziwych informacji. Fałszywe zgłoszenia, które mają na celu wprowadzenie w błąd, mogą prowadzić do odpowiedzialności prawnej, w tym odpowiedzialności karnej.

Procedura badania zgłoszeń

1. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń (Head of HR lub Head of Administration) potwierdzi przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni.
2. Badanie zgłoszenia zostanie przeprowadzone w ciągu 30 dni. Jeśli badanie wymaga więcej czasu, zgłaszający zostanie poinformowany o przyczynach przedłużenia oraz nowym terminie.
3. Badanie może obejmować:
   • Weryfikację zgłoszenia,
   • Występowanie do Sygnalisty o dodatkowe informacje w razie konieczności,
   • Konsultację z odpowiednimi działami (np. prawnym),
   • Procedurę wyjaśniającą.
4. Jeśli zgłoszenie zostanie uznane za zasadne, firma podejmie działania naprawcze lub dyscyplinarne.

Działania po badaniu zgłoszenia

Po zakończeniu badania Sygnalista zostanie poinformowany o wyniku oraz podjętych działaniach, jeśli zgłoszenie nie było anonimowe. Informacja zwrotna zostanie przekazana Sygnaliście na dane do kontaktu wskazane przez Sygnalistę w zgłoszeniu, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Ochrona danych osobowych (RODO)

Dane osobowe Sygnalistów oraz innych osób zaangażowanych w zgłoszenie będą przetwarzane zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO). Dane te będą wykorzystywane wyłącznie w celu rozpatrzenia zgłoszenia.

Zgłoszenie zewnętrzne

Sygnalista może także, bez konieczności uprzedniego korzystania z wewnętrznej procedury zgłoszeń, dokonać zgłoszenia zewnętrznego bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich albo właściwego organu publicznego.

Wejście w życie procedury

Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni dni od dnia przekazania jej do wiadomości.

Purpose

The purpose of this document is to establish rules and procedures for reporting violations of the law, internal regulations, and ethical standards Think Tank Media sp. z o.o., Roboto Global sp. z o.o., Robo Toro Games sp. z o.o., in accordance with the Act of 14 July 2024 on Whistleblower protection law (Journal of Laws 2024.928), as well as the action taken as follow-up to the report. The document ensures that all reported violations are appropriately addressed, and Whistleblowers are protected.

Scope

This document applies to all employees, external contractors, and individuals providing services to the company under civil law contracts.

Definitions

• Whistleblower: A person who reports a violation of the law, internal regulations, or ethical standards, who is entitled to legal protection.
• Violation: Any act or omission that violates the law, internal regulations, or ethical standards of the company.

The person responsible in the organization

The person responsible for receiving reports and taking action as follow-up to the reports, as well as further communication with the Whistleblower. is a Head of HR or Head of Administration.

Reporting Violations

Violations can be reported in the following ways:

• In writing (via email or letter): ul. Gdańska 41, 01-633 Warsaw
• Using the questionnaire: LINK

Information to Include in the Report

• Description of the violation,
• Date and place of the incident,
• Name and contact details of the Whistleblower (optional; anonymous reporting is possible),
• Names of involved persons (if known).

Anonymity of Reports

The company is not obligated to process anonymous reports. However, they may be considered if they contain sufficient, reliable information that allows for verification.

Whistleblower Protection

• The company guarantees the complete confidentiality of the Whistleblower’s identity.
• Whistleblowers are protected from any form of retaliation, discrimination, or negative consequences resulting from reporting a violation. Retaliatory actions are prohibited and subject to sanctions.

Whistleblower Responsibility

Whistleblowers are required to provide truthful information. False reports intended to mislead may lead to legal consequences, including criminal liability.

Procedure for Investigating Reports

1. The person responsible for receiving reports (Head of HR or Head of Administration) will acknowledge receipt of the report within 7 days.
2. The investigation of the report will be conducted within 30 days. If more time is required, the Whistleblower will be informed of the reasons for the delay and the new deadline.
3. The investigation may include:
   • Verification of the report,
   • Consultation with relevant departments (e.g., legal),
   • Requesting further information from the reporting person where necessary,
   • A detailed review process.
4. If the report is found to be justified, the company will take corrective or disciplinary action.

Actions Following Investigation

After the investigation, the Whistleblower will be informed of the outcome and any actions taken within 3 months of the acknowledgement of the receipt of the report, provided the report was not submitted anonymously.

Data Protection (GDPR)

The personal data of Whistleblowers and other individuals involved in the report will be processed in accordance with data protection laws (GDPR). This data will only be used to address the reported violation.

External Report

Whistleblower may also report information about acts or omissions to an outside authority i.e. Commissioner for Human Rights, without such prior reporting within an organisation.

Entering into Force

This document shall enter into force within 7 days.